E-FACTURA
e-Factura 2026: amenzi, termene, deducere TVA și greșeli costisitoare
Sistemul RO e-Factura este obligatoriu în B2B din iulie 2024, în B2C din 2025 și, de la 1 ianuarie 2026, regimul sancțiunilor s-a înăsprit. Acest ghid acoperă amenzile pe categorii, baza legală, regulile de neutilizare a facturilor primite din afara SPV și cum eviți penalitățile când lucrezi pentru zeci de clienți.
Cadrul legal pe scurt
- OUG 120/2021, instituirea sistemului e-Factura.
- Legea 296/2023, extinderea obligativității și sancțiuni.
- OUG 115/2023, clarificări B2B, B2G, B2C.
- OUG 138/2024, sancțiuni B2C și obligația deducerii TVA doar pe facturile din SPV.
Amenzi pentru netransmiterea facturilor
- Persoane juridice mari, între 5.000 și 10.000 lei.
- Persoane juridice mijlocii, între 2.500 și 5.000 lei.
- Persoane juridice mici și PFA, între 1.000 și 2.500 lei.
Amenda se aplică pentru fiecare factură netransmisă în SPV în termen de 5 zile calendaristice de la emitere.
Deducerea TVA, regula 2026
Începând cu 1 iulie 2024, TVA-ul de pe facturile primite din afara sistemului RO e-Factura nu mai este deductibil. Practic: dacă furnizorul ți-a transmis pe email o factură PDF dar nu a încărcat-o în SPV, nu ai drept de deducere TVA pe ea, indiferent de plată.
Sancțiuni B2C (din 2025)
Pentru tranzacțiile B2C neraportate în SPV, sancțiunile sunt identice cu cele B2B (1.000-10.000 lei pe categorii). Excepție: bonurile fiscale emise prin case de marcat conectate, care merg automat în SAF-T.
Termene cheie pentru emitent
- 5 zile calendaristice de la emitere pentru transmiterea în SPV.
- 10 zile pentru corectarea unei facturi respinse de Ministerul Finanțelor.
- Imediat pentru factura storno când factura inițială a fost validată.
Cele mai frecvente cauze de amendă
- Erori XML, facturi care nu trec validarea Ministerului Finanțelor (cod TVA invalid, sume care nu se închid).
- Token SPV expirat, transmiterea eșuează tăcut, descoperită abia la control.
- Facturi storno netrimise, emitentul corectează în ERP local dar nu transmite stornoul în SPV.
- Furnizor non-rezident, clarificare: nu intră în obligație, dar trebuie tratat distinct în jurnal.
Cum eviți amenzile la scară
Pentru o firmă de contabilitate cu zeci de clienți, gestionarea manuală a SPV-ului este o sursă constantă de risc. Recomandări:
- Monitorizare automată a statusului fiecărei facturi (transmisă, validată, respinsă).
- Alertă pe facturi neîncărcate la 4 zile (1 zi marjă înainte de 5 zile).
- Validare XML pre-trimitere, prinzi erorile înainte ca MF să le respingă.
- Reconciliere automată facturi primite, TVA dedus doar pe cele confirmate în SPV.
De reținut
Amenzile e-Factura nu sunt cele mai mari, dar se cumulează pe factură și pe firmă. O firmă cu 50 de clienți și 5% rată de eroare poate ajunge la zeci de mii de lei amendă pe trimestru, bani recuperabili integral printr-un proces automatizat de monitorizare SPV.
Întrebări frecvente
Cât este amenda pentru o factură netransmisă în e-Factura?
Între 1.000 și 10.000 lei pe factură, în funcție de categoria contribuabilului (mic, mijlociu, mare). Amenda se aplică dacă factura nu a fost încărcată în SPV în termen de 5 zile calendaristice de la emitere.
Pot deduce TVA pe o factură primită prin email, nu prin SPV?
Nu. Din 1 iulie 2024, TVA-ul de pe facturile primite în afara sistemului RO e-Factura nu mai este deductibil, indiferent de plată. Furnizorul trebuie să o încarce în SPV ca tu să poți deduce TVA-ul.
Care este termenul pentru transmiterea unei facturi în SPV?
5 zile calendaristice de la data emiterii. Pentru corectarea unei facturi respinse, termenul este de 10 zile. Stornourile trebuie transmise imediat după validarea facturii inițiale.
Se aplică e-Factura și la tranzacțiile B2C?
Da, din 2025. Sancțiunile sunt aceleași ca la B2B (1.000-10.000 lei). Excepție: bonurile fiscale emise prin case de marcat conectate, care merg automat în SAF-T fără raportare separată în SPV.